Mercedes Benz

Aufbau eines Projektmanagement Competence Centers

Der Auftrag seitens DaimlerChrysler (heute: Daimler AG) bestand im Aufbau und der verantwortlichen Betreuung eines Projektmanagement (PM) Competence Centers im After-Sales-Bereich bei Mercedes.

Hierzu mußte eine bereichsspezifische PM-Methodik entwickelt und mit den GSP/SI-Fachbereichen abgestimmt werden. Anschließend erfolgte die Implementierung eines Projektmanagement-Systems im Intranet.

Ausgangssituation

IT-Unterstützung fehlt für Projektgeschäft in der Linienorganisation und bei der Projektarbeit
Fachbereiche haben kaum oder keine Erfahrung in Projektmethodik
Integration zweier Unternehmensbereiche (Global Service & Parts)

Randbedingungen

Berücksichtigung konzernweiter Richtlinien (u.a. HBSG+B)
Qualitätsmanagement und IT-spezifische Regeln adaptieren
Tool für Aktivitäten-Management ist in das PM zu integrieren

Projektziele

Abstimmung und Einführung einer bereichsspezifischen PM-Methodik
Durchführung von Qualifizierungsmaßnahmen der betroffenen Fachbereiche
Etablierung eines tool-gestützten Verfahrens auf Basis eines Produktivsystems

Operationalisierung

Folgende Maßnahmen wurden durchgeführt:

Aufsetzen eines kundenspezifischen PM-Vorgehensmodells mit Phasenablauf und Quality Gates für die fachlichen Prozess-Schwerpunkte: Planung, Entwicklung bis Herstellung und Vertrieb von Fahrzeugdokumentation (Werkstatt- und Kundenliteratur)
Konzeption und Aufsetzen einer Projekt-Office Infrastruktur (Web-Server im Intranet) mit: Produktivdatenserver, Web-Server für zentrale Template-Verwaltung und online-Dokumentation mit “web-based-training” für die operative Projektdurchführung und Erfahrungssicherung in Projekten (Lessons Learned)
Konzeption und Erstellung eines umfassenden PM-Handbuchs, Entwicklung und Abstimmung von konkreten Arbeitshilfen (Vorlagen und Templates). Erstellung von Handouts in Form von PM-Flyer und PM-Leitfaden
Durchführung von PM-Qualifizierungsmaßnahmen und Moderation des Erfahrungsaustausches mit den beteiligten Mitarbeitern der Fachbereiche. Aufarbeiten der Feedbacks seitens der beteiligten Mitarbeiter zu durchgeführten Projekten

Feedback der Nutzer

“Endlich ein durchdachtes und detailliertes System für die Praxis verfügbar; weitere Intensivierung der Schulungen erwünscht; Nachhaltigkeit bei Einführung und Nutzung durch externe Betreuung wird positiv gesehen; Forderung nach Verbindlichkeit für alle beteiligte Organisationseinheiten inkl. Management Commitment.” ~ Aussagen der PM-User der GSP/SI-Fachbereiche

Return-on-Investment

Wirtschaftlichkeit muss im Rahmen der Pilotprojekte ermittelt werden
Transparenz bei Projekten ist ab sofort gegeben
Beschleunigung der Projekte durch Standardisierung
Fehlervermeidung in Methodik und Ablauf durch QM-Ansatz gegeben
Vorbereitung der motivierten Mitarbeiter auf große Projektaufgaben außerhalb der Linie
Reduktion des externen Trainingsaufwandes durch “Learning-by-Doing”

Methodik

Workshops & Fachbereich-Interviews
Begleitung von 3 Pilotprojekten, Dauer: jeweils ca. 6-8 Wochen
Parallel laufende Diplomarbeit an der FH Esslingen

Ergebnisse

Einrichtung einer PM-Infrastruktur (Projektserver mit Berechtigungskonzept)
Administrierter Bereich mit PM-Vorlagen, Beispiel-Ordner/-Daten auf Server
Zentrale PM-Dokumentation (als HTML-Version, PDF-Handouts, etc.)
Schulung und Einweisung der Fachbereiche in Methodik & operative Benutzung
Bedarfsgerechte, projektspezifische Dokumente für die Nutzer

Erarbeitete Dokumentation

Dokument	Erläuterung	Dokumenttyp
PM-Flyer	Handout-Unterlage für Projektschulungen und Einweisung neuer Mitarbeiter	PDF (Faltblatt DIN A4)
PM-Leitfaden	Kurze Zusammenfassung des PM- Vorgehensmodells als praktischer Leitfaden für die operative Tätigkeit	PDF (ca. 20 Seiten)
PM-Vorgehens-modell	Detaillierte Darstellung des PM-Vorgehensmodells, sowie eingesetzte Methodiken und Arbeitshilfen. Dieses Dokument dient zur vertieften Einarbeitung in die PM-Methodik.	PDF (ca. 100 Seiten)
Begleitende Diplomarbeit	FH-Esslingen, Hochschule für Technik, Fachbereich Betriebswirtschaft, Thema: „Entwicklung eines Projektmanagement-Handbuchs einschließlich eines Vorgehensmodells für den Bereich GSP/SIB der DaimlerChrysler AG“	PDF (ca. 120 Seiten)

Testimonial

PM-User Global Service & Parts | DaimlerChrysler AG, Stuttgart

Weiterführende Informationen

www.mercedes-benz.de

Project Management Competence Center

Establishment of a Project Management Competence Center

The order from DaimlerChrysler (today: Daimler AG) consisted of the establishment and responsible supervision of a Project Management (PM) Competence Center in the after-sales area at Mercedes.

For this purpose, an area-specific PM methodology had to be developed and coordinated with the GSP/SI departments. This was followed by the implementation of a project management system on the intranet.

Initial situation

IT support is missing for project business in the line organization and for project work
Specialist departments have little or no experience in project methodology
Integration of two business units (Global Service & Parts)

Boundary conditions

Consideration of group-wide guidelines (e.g. HBSG+B)
Adapt quality management and IT-specific rules
Tool for activity management has to be integrated into PM

Project goals

Coordination and introduction of a department-specific PM methodology
Implementation of qualification measures for the departments concerned
Establishment of a tool-supported process based on a productive system

Operationalization

The following measures were implemented:

Setting up a customer-specific PM procedure model with phase sequence and quality gates for the technical process focus areas: Planning, development to production and distribution of vehicle documentation (workshop and customer literature)
Conception and set-up of a project office infrastructure (web server in the intranet) with: productive data server, web server for central template management and online documentation with “web-based-trainig” for operative project execution and experience backup in projects (lessons learned)
Conception and creation of a comprehensive PM handbook, development and coordination of concrete working aids (templates and templates). Creation of handouts in the form of PM flyers and PM guidelines
Implementation of PM qualification measures and moderation of the exchange of experiences with the participating employees of the departments. Processing of feedback from the employees involved on projects carried out

Feedback from users

“Finally a well thought-out and detailed system available for practice; further intensification of training desired; sustainability in introduction and use through external support is viewed positively; demand for binding nature for all organizational units involved incl. management commitment.” ~ Statements of the PM users of the GSP/SI departments.

Return on Investment

Cost-effectiveness must be determined as part of the pilot projects
Transparency of projects is given immediately
Acceleration of projects through standardization
Error prevention in methodology and process given by QA approach
Preparation of motivated employees for large project tasks outside the line
Reduction of external training costs through “learning-by-doing”

Methodology

Workshops & departmental interviews
Accompaniment of 3 pilot projects, duration: approx. 6-8 weeks each
Parallel running diploma thesis at the FH Esslingen

Results

Setup of a PM infrastructure (project server with authorization concept)
Administrated area with PM templates, sample folders/data on server
Central PM documentation (as HTML version, PDF handouts, etc.)
Training and briefing of departments in methodology & operational use
Need-based, project-specific documents for users

Developed documentation

Document	Explanation	Document type
PM-Flyer	Handout document for project training and briefing of new employees	PDF (Leaflet, DIN A4)
Guideline	Brief summary of the PM process model as a practical guide for operational activities	PDF (ca. 20 pages)
Procedure model	Detailed presentation of the PM procedure model, as well as applied methodologies and working aids. This document serves as an in-depth introduction to the PM methodology.	PDF (ca. 100 pages)
Accompanying diploma thesis	FH-Esslingen, University of Applied Sciences, Department of Business Administration, Topic: “Development of a project management manual including a procedure model for the GSP/SIB division of DaimlerChrysler AG”.	PDF (ca. 120 pages)

Further information